Mọi người thường hiểu rất rất nhiều khía cạnh về từ sự kiện. Định nghĩa phổ thông nhất của từ điển tiếng Việt cho rằng các cuộc thi lớn, các đại hội về thể thao về âm nhạc, hay các giải đấu thể thao, các cuộc chào đón nguyên thủ các nước,…nói chung là cá hoạt động khá là lớn của đất nước và đem lại ý nghĩa cao thì đó là sự kiện.
Entertainment event: bao gồm các hoạt động mang tính chất giải trí. Concerts/live performances: là các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,.. Festive events: có những sự kiện như lễ hội, liên hoan, Festive,…

Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện. Nhân sự hay còn gọi là đối tượng tham gia, thông thường họ sẽ là những người đảm nhận các phần điều hành buổi lễ hay mang các tiết mục giải trí tới sự kiện. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.

Các yếu tố quyết định mức độ biết đến cũng như ít hay nhiều khách tham gia đó là ngày và địa điểm tổ chức, với một nơi có giao thông thuận lợi và một ngày giờ đúng vào thời gian rảnh của phần đa khách mời sẽ đến đông hơn. Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.

Ngân sách ngoài là bản dự trù chi phí ngoài ra cũng là một mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với một công ty tổ chức sự kiện, nên khảo sát và thương lượng để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Ngoài những điều đã chia sẻ trên, bạn nên tạo cho mình một nền tảng kiến thức tổ chức sự kiện tốt bằng cách lắng nghe chia sẻ từ nhiều nguồn sách báo, internet hoặc các trường cấp dạy.

>>> Xem thêm : thuê âm thanh ánh sáng - Kỹ năng xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện